Hoy más que nunca las empresas han comprendido la necesidad de desarrollar acciones que fortalezcan la comunicación interna como valor intangible dentro de la organización, con planes que contribuyan a lograr metas concretas, tomando en cuenta la cultura corporativa y la gestión del cambio.
Para crear un plan de comunicación interna, tenemos que identificar varios aspectos:
1. Análisis de la situación: Esta primera fase incluye una revisión completa de las acciones que en materia de comunicación interna ha desarrollado la empresa. Es decir, realizar un inventario con información sobre los mensajes, capacitaciones, campañas, canales o actividades efectuadas en los últimos meses, además de evaluar el alcance y resultado obtenido en ese periodo.
También hay que considerar aspectos de la cultura corporativa como:
- Misión
- Visión
- Valores
- Código de ética
- Liderazgo
2. Redacción de Objetivos: Este punto es crucial, porque determinará el norte del plan de comunicación y su enfoque, se define el propósito.
Una recomendación es utilizar la fórmula SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales) atribuida a George T Doran, por su publicación en la revista Management Review de noviembre de 1981 y que, desde entonces, se ha popularizado su uso en las organizaciones.
Específicos: Se refiere a indicar de manera clara y concisa lo que se desea obtener, determinado el porcentaje y periodo de ejecución. Responde al ¿qué?, ¿quién?, ¿cuándo? y ¿dónde?
Medibles: Establecer indicadores/métricas para medir el grado de ejecución en el periodo determinado.
Alcanzables: Pensar en objetivos realistas de acuerdo con nuestra capacidad de ejecución y recursos disponibles. No se trata de hacer una lista de deseos, sino de estrategias y acciones que podamos cumplir en el tiempo definido.
Relevantes: Validar si realmente es importante para la organización por su aporte, beneficio e impacto en el equipo de trabajo.
Temporales: Cumplir con fechas de ejecución permite evaluar los resultados de las estrategias para efectuar las mejoras en cada parte del proceso.
3. Definir el público objetivo: En esta fase podemos segmentar de acuerdo con la estructura de la organización y clasificar acciones dirigidas a las diferentes áreas, de manera tal, que los mensajes y tareas son diseñadas de acuerdo con el perfil e intereses identificados en cada caso.
Algunos segmentos que identificar:
- Miembros de la junta directiva
- Fundadores
- Directores y gerentes
- Supervisores y jefes
- Personal administrativo
- Personal operativo
- Personal de mantenimiento
- Proveedores
- Socios
4. Diseñar estrategias y tácticas: Una vez completada la etapa de análisis, determinación de objetivos y público, ahora corresponde crear las estrategias y tácticas para ejecutar tu plan.
Las estrategias responden a la pregunta ¿Cómo lo vamos a conseguir? Y las tácticas ¿Qué haremos para cumplir los objetivos?
5. Cronograma: Aterrizar tu plan de trabajo con fechas de inicio y culminación de tareas te permitirá efectuar el seguimiento a las acciones contempladas. Por ello, se recomienda mapear cada una de las fases del plan de comunicación, como, por ejemplo, Inicio, presentación del plan, implementación, seguimiento y control, reporte final para evaluar los resultados.
6. Presupuesto: Al crear el presupuesto necesitas hacer una lista de la inversión que requieres de acuerdo con cada acción a ejecutar en tu plan:
- Costos de personal/honorarios
- Equipos fijos o alquiler externo
- Herramientas tecnológicas
- Contrataciones externas
- Materiales/recursos
- Gastos varios
7. Evaluación: Recuerda que el plan de comunicación es la guía que traza el camino para lograr tus metas; por lo cual debe ser flexible para que se ajuste a los imprevistos.
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